Cách viết một Email chuyên nghiệp
Email là một phương thức giao tiếp phổ biến trong công việc và học tập của tất cả chúng ta. Viết email chuyên nghiệp, đúng cách là chìa khóa cải thiện kỹ năng giao tiếp của bất cứ ai từ sinh viên cho tới người đi làm. Dưới đây là những điều bạn cần biết để viết email chuyên nghiệp.
Một email chuyên nghiệp là gì?
Email chuyên nghiệp là email được viết và trình bày một cách cẩn thận, rõ ràng, và lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Email chuyên nghiệp thường được viết để trao đổi giữa hai đồng nghiệp, giữa nhân viên và sếp, sinh viên và giảng viên và trong một số ngữ cảnh trang trọng khác. Email chuyên nghiệp phải có mục đích rõ ràng, từ ngữ lịch sự và ngôn từ phù hợp.
Các phần trong một email chuyên nghiệp
Một email chuyên nghiệp bao gồm 5 phần: Tiêu đề, lời chào, nội dung, kết và ký tên.
– Tiêu đề: Dòng tiêu đề là được xem là phần tóm tắt ngắn gọn lý do chính của bức thư. Để viết một tiêu đề, cần cân nhắc đến tên của người nhận thư, tiêu đề ngắn gọn trong một câu và ít hơn 60 ký tự.
– Lời chào: Nếu bạn viết email cho người mà mình chưa hề tiếp xúc hoặc cho khách hàng, hãy sử dụng “Dear”. Nếu viết cho người mà mình đã quen biết hoặc tương đối thân mật như quản lý hay đồng nghiệp, bạn có thể mở đầu bằng “Hi” hoặc “Hello”
– Nội dung: Nội dung của một email chuyên nghiệp không khác nhiều so với một bức thư. Trong phần này, bạn sẽ trình bày đầy đủ những gì mình muốn nói với người nhận thư. Hãy lưu ý đến chính tả và cách dùng từ cũng như các cấu trúc ngữ pháp.
– Kết và ký tên: Bạn có thể sử dụng một số cụm từ như “Thanks”,”Best”, “Regards”, “Sincerely”,…
4 Mẹo viết email chuyên nghiệp
1. Tiêu đề phù hợp
Dòng chủ đề phù hợp, bao quát nội dung bức thư sẽ giúp người nhận thư dễ dàng hơn trong việc kiểm soát thư từ. Mặt khác, dòng chủ đề hợp lý cũng gây ấn tượng cho người nhận thư về bạn
2. Không lạc trọng tâm
Một email chuyên nghiệp không nên quá dài dòng, tập trung vào chủ đề bạn hướng đến và giữ cho toàn bộ nội dung không bị lạc khỏi chủ đề đó.
3. Đọc lại
Đọc rà soát lại là một bước quan trọng sau khi viết bất cứ một văn bản nào. Đọc lại email sẽ giúp bạn tránh được những lỗi chính tả, ngữ pháp nhỏ, giúp email của bạn lịch sự hơn.
4. Tránh giọng điệu suồng sã
Một email chuyên nghiệp không nên sử dụng các từ ngữ và giọng điệu thân mật, suồng sã để tránh gây mất thiện cảm với người nhận.
Mẫu email chuyên nghiệp
Subject: Gentle Reminder: Closing Windows at the End of Day
Hi Grappie,
Just a friendly reminder that, as mentioned in my previous email, it’s helpful to close your window before leaving your desk at the end of the day. Unfortunately, yesterday morning we found some water in your cubicle, likely due to an open window.
Closing the windows helps us maintain a comfortable temperature and avoids potential water damage. We appreciate your cooperation in keeping our workspace safe and well-maintained.
Thanks,
David
Dịch
Chào Grappie,
Chỉ là một lời nhắc nhở thân thiện rằng, như đã đề cập trong email trước đây của tôi, việc đóng cửa sổ trước khi rời khỏi bàn làm việc vào cuối ngày là một việc rất hữu ích. Rất tiếc, sáng hôm qua chúng tôi phát hiện thấy một ít nước trong khu vực làm việc của bạn, có thể do cửa sổ bị mở.
Việc đóng cửa sổ giúp chúng tôi duy trì nhiệt độ thoải mái và tránh nguy cơ hư hỏng do nước. Chúng tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn trong việc giữ cho không gian làm việc của chúng ta an toàn và được bảo trì tốt.
Cảm ơn bạn,
David
Câu hỏi thường gặp về cách viết email chuyên nghiệp
Câu 1: Các bước để viết email chuyên nghiệp là gì?
– Hãy xem xét ý định của bạn khi gửi email.
– Viết dòng chủ đề của email của bạn.
– Viết lời chào và nội dung email của bạn.
– Viết phần kết thúc email của bạn.
– Chỉnh sửa và gửi.
Câu 2: Những điều cần lưu ý khi viết email chuyên nghiệp
– Ngữ pháp và chính tả đều đúng.
– Không có từ ngữ hoặc chi tiết không cần thiết.
– Địa chỉ người nhận email là chính xác.
– Bất kỳ tài liệu cần thiết nào bạn đề cập đều được đính kèm.
– Dòng chủ đề ngắn gọn, chính xác và truyền đạt được mục đích của email.
– Mục đích và mong đợi của bạn được truyền đạt rõ ràng trong nội dung email.
Câu 3: Khi nào cần viết một email chuyên nghiệp?
– Lên lịch cuộc họp
– Hỏi hoặc trả lời một câu hỏi
– Làm rõ một tuyên bố hoặc chỉ dẫn
– Tiếp nối thông tin liên lạc trước đó
– Nhắc nhở người nhận về thời hạn
– Giải thích điều gì đó
Mong rằng thông qua bài viết này, bạn đã có thể viết email chuyên nghiệp đúng cách, hiệu quả
Nếu bạn muốn áp dụng cách viết email chuyên nghiệp hãy truy cập EnglishCentral – nền tảng học trực tuyến với công nghệ nhận diện giọng nói và các buổi học riêng 1-1 trực tuyến với giáo viên.
Với hơn 20.000 video tương tác, bạn có thể nâng cao vốn từ vựng và kỹ năng phát âm, cải thiện khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh.
Đăng ký ngay tại EnglishCentral để bắt đầu con đường chinh phục tiếng Anh.
