İngilizce Mail Yazımı, Kalıpları ve Örnekleri

İş başvurularında, iş görüşmelerinde, toplantılarda ve yabancı arkadaşlarımızla İngilizce mail yazımı sıklıkla karşılaştığımız durumlardandır. Nasıl giriş yapılmalı, nasıl sonlandırılmalı, konu bölümüne ne yazmalıyız, hangi kalıpları kullanabiliriz veya gereksiz bilgilerden bahsettik mi gibi sorular çok bunaltıcı olabilir. Gelin birlikte İngilizce mail yazımı ve kalıplarını örneklerle birlikte inceleyelim.

En Faydalı İngilizce Mail Kalıpları

İngilizce mail hazırlarken kullanılabilecek bir çok kalıp olsa da bunlardan birkaçı hem faydalı hem de sıkça kullanılanlar arasındadır. Kullanılacak olan kalıplara ek olarak, resmi ve nazik bir dil kullanılmalı ve herhangi bir yazım yanlışı yapılmadığından emin olmak adına dilerseniz yazım denetleyici uygulamalardan yararlanabilirsiniz. Resmi bir mail hazırlıyorsak kullanabileceğimiz kalıplara açılış, gövde ve hitap başlıkları altında bir göz atalım.

İngilizce Mail Açılış Cümleleri

Maillerin açılış bölümleri, hitap ve gövde kısmının arasında asıl konuya giriş yapmak ve yazma niyetiniz hakkında küçük ipuçları vermek için eklediğimiz cümlelerdir.

I hope this email finds you well.
Kibar ve profesyonel alanda kullanılan bu kalıbın birebir çevirisi mümkün olmasa da ‘Umarım iyisinizdir.’ anlamına gelmektedir ve mailin giriş bölümlerinde kullanılabilir.)

I am writing to you to follow up on …
( ‘… konusunu takip edebilmek için size yazıyorum.’ anlamına gelen kalıbı işyerinde takipte olduğumuz konuyla ilgili gelişmelerden haberdar olabilmek için ileteceğiniz maillerde kullanabilirsiniz.)

Thanks for your quick reply.
(‘Hızlı dönüşünüz için teşekkür ederim.’ dönüş beklediğiniz bir konuda, sorularınıza ya da mailinize yanıt aldıktan sonra kullanılabilir.)

I apologize for the late response.
(‘Geç cevap verdiğim için özür dilerim.’ spam klasörünüze iletilen ya da gözünüzden kaçırdığınız ancak cevaplamanız gereken maillerde kullanılabilir.)

Thank you for the notice.
(‘Bilgi verdiğiniz için teşekkür ederim’ anlamına gelir ve haber beklediğimiz bir konu hakkında yapılan bilgilendirmelere yanıt verirken kullanılabilir.)

I am writing to you to inquire…
(‘…hakkında bilgi almak için size yazıyorum.’ anlamına gelir ve bilgi almak istediğimiz konuyu belirtirken kullanılır.)

İngilizce Mailin Gövdesi

İngilizce mail kalıpları bölümümüzde İngilizce mail yazarken gövde kısmında hangi kalıpları kullanabileceğimizden bahsetmiştik. İster İngilizce olsun, ister Türkçe olsun maillerin gövde kısımlarında iletmek istediğimiz mesajı açık ve net bir şekilde, gereksiz detaylara yer vermeden belirtmemiz gerekir.

Please find (file name) attached.
(‘Ekte dosyayı bulabilirsiniz.’ anlamına gelir. Bizlerden talep edilmiş; son teslim tarihi olan dosyalar veya iş başvurusu yaparken istenilen dosyalar olabilir. Ekte maili ileteceğimiz kişinin gözünden kaçmaması için bu kalıp kullanılabilir.)

I’ve attached (file name) for your review.
(‘Gözden geçirmeniz için dosyayı ekledim.’ anlamına gelir. Kullanım şekli bir önceki örneğimiz ile aynıdır.)

I would like to schedule a meeting on…(date).. If you are available then.
(‘Eğer uygunsanız,…(tarih)…’e toplantı planlamak isterim.’ anlamına gelir.)

Unfortunately, we are unable to…
(‘Ne yazık ki, …yapamıyoruz.’ anlamına gelir. Tarafımıza gelen talepleri kibar bir şekilde reddederken kullanılabilir.)

Despite my best efforts…
(‘En iyi çabalarıma rağmen…’ anlamına gelir ve olumsuz bir durumda elimizden geleni yaptığımızı belirtmek için kullanılır.)

I would just like to confirm the main points we discussed.
(‘Görüştüğümüz temel konuları teyit etmek amacıyla size yazıyorum.’ anlamına gelir. Karmaşık bir konuda doğru anlayıp anlamadığımızı teyit etmek istediğimizde maile bu şekilde bir giriş yapılabilir.)

I hope you have had a chance to look over the materials I sent.
(‘Umarım size iletmiş olduğum materyalleri inceleyebilme fırsatı bulmuşsunuzdur.’ anlamına gelir. Hatırlatma maili olarak ya da bir önceki materyallere ek bir materyal iletilecek ise mailde belirtilebilir.)

İngilizce Maillerde Hitap Kalıpları

Açılış ve gövde kısmının öncesinde maili ileteceğimiz kişiye hitap edeceğimiz kısım yer alır. Eğer maili ileteceğimiz kişinin ismini ve soyismini bilmiyorsak ‘Dear Sir/Madam,’ (Sayın Beyefendi/Hanımefendi,) şeklinde, isim ve soyisim biliyorsak ‘Dear Jennifer Aniston,’ (Sayın Jennifer Aniston,) şeklinde, kiminle irtibat kuracağımız net değil ise ‘To whom it may concern,’ (İlgili Kişiye,) şeklinde, evli bir kadın ise ‘Dear Mrs. ….(surname)…’ (Sayın …(soyisim)… Hanım) şeklinde, bekar bir kadın ise ‘Dear Miss …(surname)…’ (Sayın …(soyisim)… Hanım’ şeklinde ve medeni durum bilinmiyorsa ‘Dear Mr./Ms. …(surname)…,’ (Sayın …(soyisim)… Bey/Hanım,) şeklinde hitaplarla maile başlanabilir. Hi/Hello …, (Merhaba …) gibi ifadeler resmi olmayan maillerde kullanılabilir.

İngilizce E-maillerde Konu Nasıl Söylenir?

Konu, tıpkı yazmış olduğumuz metinlere başlık yazarken yaptığımız gibi yazmış olduğumuz mailin içeriği hakkında kısa ve anlaşılır bir bilgi vermelidir.

İş başvurusu yapıyorsak, başvuracağımız pozisyonun adı ve iş başvurusu olduğunu belirtmek yeterli olacaktır.(Job Application for the Position Mechanical Engineer)

Toplantı saati değişikliği hakkında mail iletiyorsak, konu bölümünde net bir özet şeklinde yer almalıdır. (Monday Lunch Meeting Time Changed to 09:30 am)

İş birliği ve ortaklık tekliflerinde kullanılabilecek konu başlığı arıyorsak: Proposal for Collaboration kullanılabilir.

Projemizdeki içerik güncellemeleri hakkında bilgi vermek istediğimiz maillerde: Update information about XX Project kullanılabilir.

İngilizce Maillerde Talep Nasıl Söylenir?

Eğer bir şey talep etme/rica etme nedeni ile mail iletilecek ise maillerin hitap ve açılış bölümünden sonra gelen gövde kısmında taleplerimizi/ricalarımızı belirtebiliriz.

I’d really appreciate it if you could…
(‘… yapabilirseniz çok memnun olurum.’ anlamına gelir.)

If you could please shed more light on this topic, I would really appreciate it.
‘Bu konu hakkında daha fazla detay verebilirseniz çok memnun olurum.’ ya da ‘Bu konuyu daha açıklayıcı bir şekilde anlatırsanız çok memnun olurum.’ net bir şekilde anlamadığımız bir konuyu detaylı öğrenebilmek adına karşı taraftan daha fazla ve net bilgi talep ederken kullanılır.)

It would be very helpful if you could send me…
(‘…’nı bana gönderebilirseniz çok yardımcı olmuş olursunuz.’ anlamına gelir. Kibarca talepte bulunma örneklerinden biridir.)

Could you please send me…
(‘Lütfen bana … gönderebilir misiniz?’ anlamına gelir.)

İngilizce Bilgilendirme Mail Yazımı Nasıldır?

Bilgilendirme maillerinde gövde kısmında belirtmiş olduğumuz örneklerden farklı olarak, tıpkı talep maillerinde kullanılan kalıplar gibi farklı kalıplar kullanılmalıdır. Mailimizi okuyacak olan kişi yanıt beklediği konuda ya da tanıtım amaçlı iletilecek olan mailde bilgilendirme yer aldığını kullanılacak olan kalıptan görüntüleyebilecektir.

It is our intention to…
(Amacımız …)

We carefully considered your proposal and…
(Teklifinizi dikkatlice inceledik ve …)

I would like to inform you about…
(Size … hakkında bilgi vermek isterim.)

I am writing to let you know that…
(… size bildirmek için yazıyorum.)

We are writing to you regarding…
(… konusunda size yazıyoruz.)

We are sorry/happy to inform you that…
(…size üzülerek bildiriyoruz ki … / size memnuniyetle bildiriyoruz ki …)

Please be aware/informed that…
(Bilginiz olsun ki…)

Your request for… has been approved.
(… için yapmış olduğunuz başvurunuz onaylandı.)

İngilizce Maili Tamamlama

İngilizce maillerdeki tamamlama bölümü gövde kısmının en sonunda mail sonu kalıp cümlelerinden hemen sonra gelir. Genellikle tek bir kelime ile mail tamamlanır.

–Regards, (Saygılarımla,)

–Best Regards, (İyi dileklerimle, / Saygılarımla,)

–Yours faithfully, (Saygılarımla,)

–Yours sincerely,(Saygılarımızla,)

–Respectfully yours, (Saygılarımla,)

–Thanks, (Teşekkürler,)

–Yours, (Sevgiler,)

–Kind Regards, (Kibar dileklerimle,)

İngilizce Onaylama ve Anlaşma Maili Nasıl Yazılır?

Tarafınıza iletilmiş olan maili onaylarken hangi kalıplardan yararlanabiliriz örnekler ile birlikte inceleyelim:

I am writing to confirm…
(…’ı onaylamak için yazıyorum.)

I would like to confirm what we discussed last week.
(Geçen hafta görüşmüş olduğumuz konuyu onaylamak istiyorum.)

I would just like to confirm the main points we discussed.
(Tartışmış olduğumuz ana konuları onaylamak isterim.)

İngilizce Mail Yazımında Yanıt Nasıl Verilir?

Sizlerin de tahmin edebileceği üzere İngilizce mailller yanıtlanırken bizlere iletilmiş olan maildeki içeriğe uygun yanıt verilmelidir. Vereceğimiz yanıt bir önceki konu ile bağlantılı olmalıdır ve ardından ek olarak sorulması gereken ya da bahsedilmesi gereken bir konu var ise o konu hakkında yazılabilir. Bir önceki başlıklarda incelemiş olduğumuz kalıplardan bazıları mail yanıtlanırken de kullanılabilir.

Örneğin, ingilizce mail yazımında ‘If you could please shed more light on this topic, I would really appreciate it.’, ‘I would just like to confirm the main points we discussed.’, ‘We would appreciate it if you could send us more detailed information about …’ (… hakkında bize daha detaylı bir bilgi gönderirseniz çok memnun oluruz.) ve ‘We carefully considered your proposal and …’ ve benzeri kalıplar kullanılabilir.

İngilizce Mail Sonu Kalıp Cümleleri

İngilizce maillerde mail sonu kalıp bölümü mailin en sonunda mail tamamlama bölümünden hemen önce gelir. Genellikle tek bir cümle ile mail tamamlanır ve maili ileteceğimiz kişi mailin sonuna geldiğimizi bu şekilde anlamış olur. İyi dileklerde bulunmak için, teşekkürlerimizi iletmek için veya iletişimde kalmaya devam etmemiz gerektiğini belirtmek için ifadelerde bulunduğumuz kısımdır. Teşekkürlerimizi iletirken kullanacağımız kalıpları ayrı başlık altında inceleyeceğiz. Dolayısıyla, gelin birlikte mail sonu kalıp cümlelerine bir göz atalım.

–If you require assistance, please contact me.
(Yardıma ihtiyacınız olursa lütfen benimle iletişime geçiniz.)

–If you have further questions, please feel free to contact me.
(Daha fazla sorunuz olursa lütfen benimle dilediğiniz zaman iletişime geçebilirsiniz.)

–I look forward to hearing from you.
(Sizden haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum.)

–Hope the above helps, but email again if you are still having difficulties.
(Umarım yukarıdaki bilgiler yeterli olur. Ancak aklınıza takılan bir yer olursa yeniden mail iletebilirsiniz.)

–Please contact me on my direct phone number.
(Lütfen telefon numaramdan benimle iletişime geçin.)

–I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.
(En kısa zamanda bu konuyla ilgilenirseniz çok memnun olurum.)

–I look forward to the possibility of working with you/ discussing this with you.
(Sizinle çalışmayı sabırsızlıkla bekliyorum. / Bu konuyu sizinle tartışmayı sabırsızlıkla bekliyorum.)

–Please respond at your earliest convenience.
(Lütfen en yakın müsaitliğinizde yanıt veriniz.)

–I appreciate any feedback you may have.
(Verebileceğiniz herhangi bir geri dönüşten memnuniyet duyarım.)

–It would be a pleasure if you could consider my skills appropriate for the position.
(Becerilerimi bu pozisyon için uygun olacak şekilde değerlendirirseniz memnuniyet duyarım.)

-Resmi olmayan maillerde tamamlama yaparken kullanılabilecek kalıplar:
Talk to you later. (Sonra görüşürüz.)

–Keep in touch. (İletişimde kalalım.)

İngilizce Maillerde Teşekkür Kalıpları

Yardım aldığımız, bilgi aldığımız ya da bir şekilde karşımızdaki kişinin zaman ve emek harcadığı bir konu var ise mail iletirken teşekkür etmemiz gerekiyorsa aşağıdaki kalıpları kullanabiliriz.

–Thank you for your help in this matter.
(Bu konuda yardımcı olduğunuz için teşekkürler.)

–We appreciate your business.
(Yaptığınız işi takdir ediyoruz.)

–Thank you for taking this into consideration.
(Göz önünde bulundurduğunuz için teşekkür ederiz.)

–Thank you for your interest.
(İlgilendiğiniz için teşekkür ederiz.)

–Thanks in advance.
(Şimdiden teşekkür ederiz.)

–Thank you for your assistance.
(Yardımlarınız için teşekkürler.)

İngilizce Mail Örnekleri

Resmi olmayan maillerde herhangi bir kalıp kullanma durumu genellikle yoktur. Karşımızdaki kişiyle olan samimiyetimize bağlı olarak yazdığımız mailin içerik yapısı ve kelime seçimlerimiz değişebilir. Haydi birlikte resmi olmayan bir mail örneğini inceleyelim.

Dear Sam,

It has been a very long time since we last saw each other. I remember the last time we met was your birthday dinner. It is too sad that now we live in different cities but I hope everything is fine over there. Anyway, I am planning a Halloween Party at my house on the 13th of October. It will be the huge party ever with the DJs and you are invited too. Do not forget to bring your costume.

Keep in touch.

Love,
Jane

—
Sevgili Sam,

Birbirimizi son gördüğümüzden bu yana çok zaman geçti. Son görüştüğümüz zamanın senin doğum günü yemeğin olduğunu hatırlıyorum. Şimdi farklı şehirlerde yaşıyor olmamız çok üzücü ama umarım orada her şey yolundadır. Neyse, 13 Ekim’de bir Cadılar Bayramı Partisi planlıyorum. DJler ile birlikte büyük bir parti olacak ve sen de davetlisin. Kostümünü getirmeyi unutma.

İletişimde kalalım.

Sevgiler,
Jane

İngilizce İş Maili Örneği

To whom it may concern,
We hope this email finds you well. We carefully considered on your proposal and we decided to make an agreement. We would just like to confirm the main points we discussed. Please be aware that we have some provisions about your proposal. We have attached Provisions Document for your review and appreciate any feedback you may have.

We appreciate your bussiness.

Respectfully yours,
The SpanishAcademy Team

—

İlgili Kişiye,

Umarız iyisinizdir. Teklifinizi dikkatlice inceledik ve bir anlaşmaya varmaya karar verdik. Tartıştığımız ana konuları onaylamak isteriz. Teklifiniz hakkında bazı şartlarımız olduğunu bilmenizi isteriz. Şartlar dosyasını ekte bulabilirsiniz ve vereceğiniz herhangi bir geri dönüşten memnuniyet duyarız.

Yaptığınız işi takdir ediyoruz.

Saygılarımızla,
SpanishAcademy Ekibi

İngilizce Toplantı Maili Örneği

Dear Madam,

Thank you for the notice. We would like to arrange a meeting considering the topics we need to discuss on Friday at 12:00pm, lunch time. Please respond at your earliest convenience if you are not available at the set meeting time. In that case, we would appreciate it if we could set another date as soon as we heard from you.

Thanks in advance.

Best Regards,
Jane Austin

—

Sayın Hanımefendi,

Bilgilendirdiğiniz için teşekkür ederiz. Cuma günü öğle arası saat 12:00’ye tartışmamız gereken konularla ilgili görüşmek üzere bir toplantı düzenlemek istiyoruz. Belirlenen toplantı tarihinin sizler için uygun olmaması durumunda lütfen en yakın müsaitliğinizde dönüş yapınız. Bu durumda, sizden haber alır almaz yeni bir toplantı tarihi belirlemekten memnuniyet duyarız.

Şimdiden teşekkürler.

Saygılarımızla,
Jane Austin

İngilizce Mail Yazımı, Kalıpları ve Örnek Cümleleri Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

İngilizce mail nasıl başlanır?

İngilizce maillere, maili ileteceğimiz kişiye hitap edilerek başlanır. Türkçede kullandığımız Sevgili Ahmet, veya Sayın Yetkili Kişi örneklerindeki gibi kalıplar kullanılır. İngilizce maillerde hitap kalıpları başlığı altında inceleyebileceğiniz ingilice örnekler yer alıyor. Konuya nasıl başlanacağını belirtmemiz gerekirse, yine belirli kalıplardan yararlanabilirsiniz. Ancak, duruma ve içeriğe göre kalıp seçmeniz de önemlidir.

İngilizce formal mail nasıl bitirilir?

İngilizce formal yani resmi bir mail iletmek istiyorsak sonunda çoğu zaman saygılarımızı sunarak bitirmemiz gerekir. Best regards, Kind regards, Respectfully yours veya Regards gibi kalıplar kullanmamız gerekir.

İngilizce mail yazarken nelere dikkat edilmelidir?

Mailin konusunu doğru belirlemeniz, maili yazma niyetinizi belirtmeniz, belge iletiyorsanız belgeyi eklediğinizi yazıda da belirmeniz, kısa ve net bir şekilde yazım yanlışı olmadan maili yazmanız ve resmi bir mail iletecekseniz kibar bir dil kullanmamaya özen göstermeniz gerekir.

İngilizce mail yazarken hangi adımları takip etmeliyiz?

İngilizce mail yazarken takip edilecek adımları inceleyelim:

Maili ileteceğimiz kişinin mail adresini gerekli yerlere girmek.
Konu bölümünü kısa ve anlaşılır bir şekilde doldurmak.
Karşımızdaki kişiye uygun bir şekilde hitap ederek mailimize giriş yapmak.
Açılış cümleleri (Yukarıda belirtilen kalıplardan yararlanabilirsiniz.)
Gövde bölümü (Yukarıda belirtilen kalıplardan yararlanabilirsiniz.)
Mail sonu kalıp cümleleri
Mail tamamlama kalıpları
Maili ileten kişinin ya da ekibin adı

Öğrendiklerinizi pratiğe dökmek ister misiniz? İngilizce öğrenmek için ihtiyacınız olan her şeye tek bir platform üzerinden ulaşabilirsiniz! 25 dakikalık bire bir canlı dersler, 40 dakikalık grup dersleri, 30.000’den fazla interaktif videolar, kelime öğrenme araçları, yapay zeka destekli öğretmen MiMi, quizler ve interaktif aktiviteler ile EnglishCentral, kullanıcılarına kişiselleştirilmiş ve kaliteli bir eğitim planını uygun fiyatlı olarak sunmaktadır. Hemen EnglishCentral’a kayıt olup İngilizce öğrenmeye başlamaya ne dersiniz?