كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي
عندما تقوم بإرسال بريد إلكتروني لأغراض عملية، من المهم أن تكون الرسالة محترفة ومرتبة للغاية. إليك بعض النصائح والخطوات لكتابة بريد إلكتروني احترافي باللغة الإنجليزية.
What is a business email format? – ما هو تنسيق البريد الإلكتروني للأعمال؟
البريد الإلكتروني الخاص بالأعمال هو المراسلات التي ترسلها عبر البريد الإلكتروني لأغراض العمل. عادةً ما يتم إرسالها عبر حساب الشركة الخاص بك أو حساب البريد الإلكتروني الخاص بك المهني. عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال، قم بإنشاء عنوان سهل الذكر واحترافي. غالبًا ما تكون للمؤسسات تنسيقات محددة مسبقًا لأعضائها. بالنسبة للرسائل الشخصية أو تلك التي ترسلها رجال الأعمال، قم بتنسيق عنوانك باسم عملك أو نسخة من اسمك.
Parts of business email – أجزاء البريد الإلكتروني للأعمال
هناك ستة أجزاء رئيسية لبريد الأعمال. عند استخدامها بشكل صحيح، تكون الرسائل المنسقة أكثر كفاءة وتعبر عن نية المرسل بشكل أسرع.
تشمل هذه الأقسام الأساسية في بريدك الإلكتروني للأعمال:
خط الموضوع – Subject line
التحية/الترحيب – Salutation/greeting
غرض البريد الإلكتروني – Purpose of the email
التفاصيل – Details
نداء للعمل/التوقعات من القارئ – Call to action/expectation from the reader
الختم والتوقيع – Closing and signature
نصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي
يجب أن يكون البريد الإلكتروني الخاص بالأعمال واضحًا وموجزًا بقدر اللازم لنقل الفكرة.
اتبع هذه الخطوات لتنسيق البريد الإلكتروني الخاص بالأعمال بشكل صحيح:
النية في إرسال البريد الإلكتروني – Consider your intention for sending the email.
كتابة خط الموضوع لبريدك الإلكتروني – Write the subject line of your email.
كتابة التحية والجسم الرئيسي لبريدك الإلكتروني – Write the greeting and body of your email.
كتابة الختم لبريدك الإلكتروني – Write the closing of your email.
مراجعة وإرسال – Revise and send.
أمثلة على البريد الإلكتروني الاحترافي
Example 1
Subject: Review of contract terms – مراجعة شروط العقد
Hello Mrs. Brown,
Thank you for taking the time to discuss selling my products in your shop. I believe the two of us make a strategic partnership. We discussed a trial period where you carry our products with a buyback guarantee of anything that doesn’t sell. I’ve drawn up a contract with these terms. Please review them and follow the link for the digital signature. Please let me know if you have any questions.
Best,
المثال 1
الموضوع: مراجعة شروط العقد
مرحبًا السيدة براون،
شكرًا لك على الوقت الذي قضيته في مناقشة بيع منتجاتي في متجرك. أعتقد أننا نشكل شراكة استراتيجية. تحدثنا عن فترة تجريبية حيث تقوم بحمل منتجاتنا مع ضمان إعادة الشراء لأي شيء لا يباع. لقد وضعت عقدًا بهذه الشروط. يرجى مراجعتها واتباع الرابط للتوقيع الرقمي. يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة.
أطيب التحيات،
Example 2
Subject: Met at Charity Gala, requested reports – التقينا في حفل الخير، طلب التقارير
Hi Susan,
We met at the Charity Gala this past Tuesday. You asked me to send you more information on some of our staff designers. We have 3 that specialize in what you need and can really make your business stand out. I’ve attached a few samples per your request. Please review them and respond with any questions.
Best,
المثال 2
الموضوع: التقينا في حفل الخير، طلب التقارير
مرحبًا سوزان،
لقد التقينا في حفل الخير يوم الثلاثاء الماضي. طلبت مني إرسال مزيد من المعلومات عن بعض مصممي موظفينا. لدينا 3 مصممين يتخصصون في ما تحتاجينه ويمكنهم حقًا أن يميزوا عملك. لقد قمت بتطبيق بعض العينات حسب طلبك. يرجى مراجعتها والرد بأي أسئلة.
أطيب التحيات،
Example 3
Subject: How to double the value of your leads – كيفية مضاعفة قيمة العملاء المحتملين لديك
Hi Cody,
Thank you for signing up for our newsletter. You expressed interest in learning to double the value of lead generation activities. At Generation Station, we specialize in helping entrepreneurs and small businesses increase income by building a loyal customer base. To learn more about how our services can help your business generate twice your current income, click here.
Thanks,
المثال 3
الموضوع: كيفية مضاعفة قيمة العملاء المحتملين لديك
مرحبًا كودي،
شكرًا لتسجيلك في النشرة الإخبارية الخاصة بنا. لقد عبرت عن رغبتك في تعلم كيفية مضاعفة قيمة أنشطة توليد العملاء. في جيل ستيشن، نختص في مساعدة رجال الأعمال والشركات الصغيرة على زيادة الدخل من خلال بناء قاعدة عملاء وفية. لمعرفة المزيد عن كيفية تساعد خدماتنا عملك على توليد ضعف دخلك الحالي، انقر هنا.
شكرًا،
الأسئلة الشائعة
كيف يمكنني كتابة خط الموضوع بشكل جذاب؟
يمكنك كتابة خطوط موضوع جذابة عبر استخدام عبارات تشجيعية ومختصرة توضح الهدف من البريد. على سبيل المثال:
[شخص مشترك] قدم لي اقتراحًا بالتواصل معك
التقينا في [اسم الحدث]
كيفية [إنجاز مهمة معينة]
يرجى تقديم نموذج X بحلول [وقت أو تاريخ]
اجتماع حول [الموضوع] في [الوقت أو التاريخ]؟
ما هي أهمية كتابة التحية في بريد الأعمال؟
التحية تعطي لمسة شخصية لبريدك الإلكتروني وتظهر الاحترام نحو المستلم. من المهم استخدام تحية مناسبة حسب العلاقة مع المستلم، سواء كان زميلًا أو مديرًا أو شخصًا لا تعرفه جيدًا.
هل هناك قواعد لطول البريد الإلكتروني؟
نعم، يجب أن يكون البريد الإلكتروني واضحًا ومختصرًا لكنه في الوقت نفسه يغطي جميع النقاط الهامة. قد تكون البريد الإلكتروني طويلًا إذا كانت الموضوعات معقدة، ولكن حاول أن تجعل كل جملة تسهل فهم الرسالة وتكون مباشرة.
ما هي أفضل الطرق للمراجعة قبل إرسال البريد الإلكتروني؟
يجب أن تشمل عملية المراجعة التحقق من النحو والإملاء، والتأكد من أن البريد الإلكتروني له هدف واضح وأن المرسل قدم كل التفاصيل اللازمة. كما يجب التأكد من أن المرفقات المذكورة مرفقة وأن خط الموضوع واضح ودقيق ويوضح الغرض من البريد.
هل هناك نموذج يمكنني اتباعه عند كتابة بريد إلكتروني للأعمال؟
نعم، يمكنك استخدام النموذج التالي كدليل لك في كتابة بريدك الإلكتروني:
الموضوع: التقينا في [اسم الحدث]، طلب التقارير
التحية: [التحية + اسم المستلم],
[intro] قدم نفسك أو ذكر للمستلم كيف التقيت به. [الغرض] قم بتضمين سبب كتابتك في 2 إلى 3 جمل. [action] انتهي بطلب للمستلم للقيام بإجراء، على سبيل المثال الرد على سؤال أو طلب عقد اجتماع.
[الختم],
[[توقيع البريد الإلكتروني]]
