كيف تكتب رسالة باللغة الإنجليزية | How to write a letter in English a
ليس بالزمن البعيد عندما كانت للمراسلة مكانتها الهامة في حياة رجل مرموق أو سيدة راقية، كان الوقت المخصص لكتابة الرسالة طويلا جدا حيث كانت تتضمن عشرات الصفحات ، ووقت قراءتها كان أطول، و كان المرسل إليه يقرأها أحيانا على بعض الأصدقاء، قبل أن يكتب الرد. كان الناس يتفاخرون بكتابة الرسائل من حيث كثرة صفحاتها، و التفنن في كتابتها و الاجتهاد في انتقاء لون، مقياس ورائحة الورق الذي تكتب عليه، فكانت الرسالة تنم عن شخصية کاتبها وثقافته وذوقه.
في عصرنا الحالي، أصبحت هذه الاعتبارات متجاوزة على أصبحت الرسالة تقل في كثير من المعاملات لتعويضها بالهاتف. لنبدأ أولا بالمعطيات الأولية حول كتابة الرسائل.
أنواع الرسائل Types of letters
تنقسم الرسائل فـي مـجـمـلـهـا إلى نوعين رئيسيين: الرسائل الشخصية والرسائل الرسمية أو الادارية
I – الرسائل الشخصية :
تنقسم الرسائل الشخصية بدورها إلى عدة أقسام :
هناك الرسائل العائلية ، ورسائل الأصدقاء والأحباب، ورسـائـل الـتـهـانـي والـتـعـازي، ثـم رسـائـل الـدعـوات والاعلانات
II – الرسائل الرسمية
هناك عدة أنواع من الرسائل الرسمية، مثل رسائل طلبات الالتحاق بالمعاهد والجامعات، ورسائل طلبات الحصول على عمل، وغيرها من رسائل التزكية ورسائل التعامل مع المصارف وغيرها …
وتتميز كل رسالة حسب الغرض الذي تكتب من أجله شكلا ومضمونا.
How to write a letter in English
– التوضيب – Lay-out
تترتب الرسائل بالإنجـليـزية في إطار تـصـمـيـم معين وتطلق كلمة ” lay – out ” على هذا النوع من التصميم
2 – الرأسية – The heading
تطلق هذه الكلمة على العنوان (عـنـوان المرسل) الذي يظهر في أعلى (رأس) الرسالة ويكتب العنوان دائما في الزاويـة الـيـمـنـي مـن أعلى الصـفـحـة، ويـكـون مـلـحـقا بالتاريخ
وهناك طـريـقـتـان لكتابة هذه الرأسية، ولكن الطريقة المعتمدة في الرسائل العصـريـة هي أن تكتب العنوان والـتـاريـخ ابـتـداء مـن خـط عـمـودي واحد. وتسمى هذه الطريقة ” Block style ” وفيما يلي مثال لهذا الأسلوب :
10097, Avenue des F.A.R.
Casablanca,
Morocco.
April 10th, 1993.
أ – يكتب العنوان حسب الترتيب التالي :
– الرقم
– إسم الشارع
– إسم المدينة أو القرية ثم إسم البلد.
لا يكتب إسم المرسـل أبدا في أعلى الرسـالـة، بـل يـؤخـر إلى أن يكتب في التوقيع.
ب – يجب وضع كل الفواصل والنقط بعناية تامة أثناء كتابة العنوان :
لاحظ أن هناك فاصلة بعد كل سطر، ونقطة نهاية في آخر سطر يذكر فيه إسم البلد، وكذا في نهاية السطر الذي يوضع فيه التاريخ.
ج – يكتب التاريخ كاملا : اليوم، الشهر والسنة مثل :
11th Jan, 1993.
وتستعمل طريقة الإختزال في كتابة الشهور :
يناير Jan ، فبراير Feb ، غشت Aug ، شتنبر Sept ، أكتوبر Oct ، نونبر Nov ، دجنبر Dec … الخ
أما الأرقام الترتيبية الخاصة بالأيام فتكتب :
5th , 4th , 3rd , 2nd , Ist إلخ. وتكتب هذه الأرقام إما قبل أو بعد الشهر. فمثلا تكتب March 5th أو 5th March والصيغتان كلتاهما صحيحة.
د – يمكن الاستغناء عن كتابة اسم البلد في العنوان إذا كان المرسل إليه يقطن بنفس البلدة.
3 – الهامش – The margin
يـجـب أن يـتـرك هـامـش واضح فـي الجـهـة الـيـسـرى مـن الرسالة وكذا من الجـهـة الـيـمـنـى بـحـيث تظهر الرسال مكتوبة في وسط الصفحة، لا في جانب واحد.
4 – التحية – The salutation
تستعمل هذه الكلمة للدلالة على مفتاح الرسالة، فمعظم الرسائل تـبـتـدئ بكلمـة عـزيـزي ‘Dear’ التي تكتب على الهامش الأيسر.
5 – النص – The body
يعتبر النص هو الموضوع الرئيسي للرسالة بحيث يعبر عن الغرض من وراء كتابة هذه الرسالة أو تلك. ويـنـقـسـم هـذا الموضوع إلى أكـثـر مـن فـقـرة ويـجـب أن تـبـتـدئ كل فـقـرة بترك هامش إضافي آخر يضاف إلى الهامش الرئيسي وهـو يسمى بالإنجليزية ” indentation “
6 – عبارة الاختتام – The subscription
تـخـتـم الرسائل الانجليزية بكلمة ” Yours ” التي تـبـتـدئ بحرف ” Y ” الكبير، ويمكن أن تضاف لهذه الكلمة كلمة أخرى مثل: faithfully , sincerly .
7 – التوقيع أو الإمضاء – The signature
يأتي مباشرة بعد عبارة المجاملة وبحروف واضحة تبين إسم كاتب الرسالة
8 – الحاشية أو الملاحظة – The postscript
يلجأ الكاتـب إلى إضـافـة مـلاحـظـة مـا فـي حـالـة تـنـاسي وضعها داخل النص أو في حالة وجود حدث طارئ وقع بعد خـتـم الرسالة ويرافق هذه الملاحظة حرفي : . P . S اختزالا لكلمة ” Postscript “.
المواصفات الأساسية للرسالة
يجب أن تكون الرسالة جذابة المظهر
يجب أن تكتب الرسالة بوضوح، يتفادى فيها الغموض واستعمال الجمل الطويلة مع حسن استعمال أدوات الترقيم، واستعمال الكلمات المألوفة والمستعملة يوميا.
يجب تفادي الكلمات والعبارات القديمة التي أصبحت متجاوزة في كتابة الرسالة الحديثة.
يجب أن تكون الرسالة كاملة، تحمل المعلومات الوافية والدقيقة عن الموضوع الذي كتبت من أجله. مع تجنب التكرار والإطالة.
يجب اللجوء إلى استعمال العبارات الأدبية لتكون الرسالة لطيفة ومحببة لذي القارئ مثل ( Please , Thank you )
يستحسن تجنب الاكثار من كلمة ” I ” ويستحب استعمال كلمة ” You ” مثلا : ” you please Will ” عوض “I want”
أفضل ما تستهل به رسالة رد على رسالة سابقة هو جملة شكر المرسل إليه على رسالته مع ذكر تاريخها مثلا : Thank you for your letter of September 20 Many thanks for your letter
الرسائل الشخصية Personal letters
نعني بالرسالة الشخصية رسائل الأصدقاء، الرسائل العائلية ورسائل التهاني والتـعـازي بالإضافة إلى رسائل الدعوات والإعلانات ويتميز هذا النوع من الرسائل بعدة خصوصيات أهمها :
1 – أسلوب الرسالة :
عندما تكتب رسالة إلى صـديـق، أحرص على أن تكون طبيعيا وإذا أردت أن تـقـحـم بعض التبريرات فاجعلها مقتعة حاول أن تكتب رسالة جادة لا تمرينا
2 – التحية:
لا تستخدم عبارة ” Dear friend ” (صديقي العزيز) عليك أن تخاطب أصدقاءك بأسمائهم الشخصية مثل
“Dear John”, “Dear Joe”
أمـا إذا كـنـت تـكـتـب إلـى أحـد الأقارب، فيمكنك أن تخاطبهم مثلا بعبارة:
“Dear aunt Betty” أو “Dear uncle Tom”
فـي حـالـة الكتـابـة إلى أناس تربطك بهم علاقة ودية لا ترقى إلى الصـداقـة ولا القرابة، فيمكنك استعمال عبارة ” Dear Mr” أو “Dear Mrs” كما يمكن استعمال عبارة “My dear” في حالة وجود علاقة جد حميمة بينك وبين الشخص المرسل إليه
3 – نص الرسالة :
يتضمن النص ثلاثة أجزاء:
المقدمـة، الـعـرض ثم الخاتـمـة
أ – المقدمة
تبندئ الرسالة بالإشارة إما إلى رسالة تلقيتها قريبا أو إلى حدث منعك من الكتابة أو التأخر عنها وفيما يلي بعض الصيغ المناسبة:
تلقيت رسالتك في هذه اللحظة فقط، وأكتب لك فورا لاني –
I have just this moment received your letter and I am writting at once because
كنت مستاءا جدا عندما سمعت –
I was very sorry to hear
اشكرك كثيرا لردك السريع على رسالتي –
Thank you very much for answering my letter so quickly
ب – العرض :
وهـو أهـم جـزء في الرسالة لأن مـن خـلالـه يـعرف لماذا تكتب الرسالة ويجب أن تحرص جيدا على إدماج بعض التفاصيل التي تضفي عنصر الإقادة على رسالتك حتى تكون رسالة مركزة
ج – الخاتمة :
من المتعارف عليه أن تنتهي الرسالة بمتمنيات طيبة تأخذ صيغا مختلفة، كأن تتمنى رؤية شخص ما في القريب أو تكتفي بأن تبعث له بتحياتك.
وفيما يلي بعض العبارات النموذجية :
ساكون في انتظار ردك قريبا
I shall be looking forward to seeing you soon
ارجو ان تبلغ أحر متمنياتي إلى –
Please give my best wishes to
يمكنك من هنا معرفة المزيد حول ما يمكن أن يتضمنه نص رسالة باللغة الإنجليزية (Formal and Informal)
4 – عبارة المجاملة الختامية :
تـتـوقـف هذه العبارة على مدى معرفتك بالشخص المرسل إليه وتعتبر عبارة ” Yours sincerly ” الأكثر شيوعا بين الأصدقاء والمعارف، ويمكن أن تـخـتـم كذلك بعبارة ” Yours affectionately أو عبارة ” Love ” بكل بساطة
لاحظ فـي كلمـة Yours تبتدئ بـحـرف كبير كما سبق الإشارة إلى ذلك، في حين تكتفي الكلمات التي تليها بحروف صغيرة فقط
5 – التوقيع :
حسب طبيعة العلاقة التي تربطك بالشخص الذي تكتب له، يمكنك أن تضع إسمك العائلي أو الشخصي أو حتى اللقب، لكن يجب أن يكون التوقيع قابلا للقراءة
تعمق أكثر من خلال مشاهدة هذا الفيديو الذي يشرح كيفية كتابة رسالة باللغة الإنجليزية
الرسائل الإدارية Administrative letters
تضم الـرسـالـة الرسمية طلبات الالتحاق بالمعاهد والكليات وطلبات الحصول على عمل وغيرها من رسائل التزكيـة والحـجـز فـي الفنادق أو التعامل الأبناك إلخ.
وكما أن للرسائل الشخصية خصوصيات، فإن الرسائل الإدارية تتميز بدورها ببعض الشكليات تعرضها كما يلي :
1- أسلوب الرسالة
عليك أن تستعمل أسلوبا ولغة واضحة عند كتابة هذا النوع من الرسائل فالوضوح هو الطابع الغالب على الرسائل العصرية الحديثة، أما التعقيد الذي تجده في بعض الرسائل القديمة فقد أصبح متجاوزا
2- رأسية الرسالة
هناك اخـتـلاف بسيط بين هذا النوع وبين الرسائل الشخصية وهو وجوب وضع إسم وعنوان المرسل إليه تحت عنوانك ولكن على الجهة اليسرى من الرسالة وهو ما يسمى بالعنوان الداخلي الذي يجب أن يكون طابقا للعنوان المكتوب على ظرف الرسالة.
وإذا كنت تكتب لشخص معين، فإن اسمه يجب أن يظهر هكذا:
Mr Back بالنسبة للرجل
Miss/Mrs B Clark بالنسبة للمرأة
إلا أنه قد يتعذر على الكاتب أن بعرف إسم الشخص الذي يـوجـه إلـيـه الرسالة، في هذه الحالة، يمكنه أن يوجهها مباشرة إلى المؤسسة المعينة مثل:
James Brown and Co. Ltd
اما إذا كان الكاتب يوجه رسالته إلى شخص معين في مؤسسة معينة وهو لا يعرف إسمه، فإنه يكتفي بتوجيه رسـالـتـه بـاسم المدير، أو الرئيس، أو الكاتب، إلخ
The Manager, The Director. The Principal, The Headmaster, The Secretary, etc
3- عبارة التحية
إذا كان الشخص المرسل إليه معروفا لديك، فبإمكانك أن تبدأ ب Dear Mr أو Dear Mrs أما إذا كنت تجهل إسمه، فإن العبارات المستعملة هي Dear sir. Dear Madam, Dear Sirs
4- النص
ينقسم نص الرسالة الإدارية إلى أربعة أجزاء مهمة:
أ- المرجـع
ب – المعلومات
ج – العرض
د – الخاتمة
أ- المرجـع
تـبـتـدئ الرسالة بالإشارة إلى رسالة سابقة تلقاها المرسل، أو إلى إعلان منشور في مكان ما، أو إلى حدث طارئ أدى إلى التأخير في الرد أو الكتابة وفيما يلي بعض العبارات الانجليزية المستعملة لهذا الغرض:
أشكرك على رسالتك المزرخة في الثالث من يونيو
Thank you for your letter of June 3rd
شكري الجزيل على رسالتكم المؤرخة في 24 من ابريل
Many thanks for your letter of April 24th
لقد كان سروري عظيما عند تلقي رسالتك بتاريخ 7 نونمر
I was great pleasure to receive your letter of Nov. 7th
– الد ناسلت كثيرا لا علمت من رسالتك بتاريخ 22 بونير بان
I was very sorry to learn from your letter of June 22nd that
حول رسالتكم بتاريخ 21 أكتوبر، أتاسف لـ
About your inquiry of Oct 21st, 1 regret that
قرأت إعلانكم يوم الإثنين في – الجريدة التجارية –
Fred your advertisment in last Monday’s issue of the Commercial Gazette und
لا شك أنكم تذكرون زيارتي لكم خلال السنة الماضية عندما كنت في
You may remember that I visited you last year when I was in
لقد فوجنت لما عرفت ان
I was surprised to learn that
ب- المعلومات
غالبا ما يكتب في الفقرة الثانية بعض المعلومات المفصلة والتي لها صلة بما ذكر في المرجع
ج – العرض
في الفقرة الموالية، على الكاتب أن يذكر السبب الذي تكتب من أجله هذه الرسالة يجب أن تتضمن رغبة الكاتب بكل وضوح
د – الخاتمة
تذيل الرسـالـة عـادة بـعـبـارات لطيفة كما رأينا في الرسائل الشخصية وهذه بعض العبارات المستعملة:
أنا في انتظار ردك السريع
Fum looking forward to hearing from you soon
ارجو خالصا أن تتمكنوا من مساعدتي في هذه المهمة
I sincerly hope you will be able to help me in this matter.
اتمنى ان لا أكون قد تسببت لك في الكثير من الإزعاج
do hope I am not putting you to much trouble
لن انصرف إلى حين أن أتلقى تعليمانك
I shall not until I have received instructions from you
رسالتي تتضمن شيكا بمبلغ 50 درهما لتغطية المصاريف
I enclose a cheque for 50 Dh to cover costs
اقترح ان تاتي لتقابلني شخصيا يوم
I would suggest that you come and see me in person
عندما تبتدئ رسالة ما بعبارة Dear sir / sirs / Madam فإن العبارة الملائمة لختم الرسالة هي”Yours faithfully”
أما عندما يخاطب الكاتب شخصا ما بإسمه، ولو كانت معرفته به سطحية، فإن الختم يكون بعبارة “Yours sincerly”
5- التوقيع
يوقع في ذيـل الـرسـالـة بـوضـوح وبالإسـم الـكـامـل على الطريقة التي يظهر بها على ظرف الرسالة
